Otetaan Kantaa: arkistopalvelut sosiaalihuoltoon vaiheessa

Tarja Kauppila:

”On vuosi 2025. Sosiaalityöntekijä avaa asiakkaan asiakirjat sosiaalihuollon Kanta-arkistosta.” Näin kutkuttavasti alkaa Sirpa Kuusisto-Niemen visioteksti ISOn Sosiaalityön vuoro -teoksessa. Artikkeli käsittelee valoisasti tiedonhallintaa tietointensiivisessä sosiaalityössä. Pari vuotta sitten tuntui, että aikaa tulevaisuusvuoteen on paljon. Nyt tuntuu, että ei ole. Missä menemme koko maan osalta? 

Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) mukaan sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston on ottanut käyttöön ja käyttöönottoihin on ilmoittautunut 69 julkista organisaatiota. Nämä organisaatiot edustavat sataa kuntaa. Kaikkiaan 311 kunnasta yli kaksi kolmasosaa (211) on vielä käyttöönottojen ulkopuolella. Yksityisistä sosiaalipalveluorganisaatioista pääosa on käyttöönottojen ulkopuolella. Tosin vahvaa ’järjestäjävelvoitetta’ sosiaalihuollon asiakastiedon Kanta-arkiston käyttöönottamiseksi ei vielä ole. 

Sosiaalialan osaamiskeskusten Kansa-koulu -hankkeilla on tähän mennessä saatu valmennettua yhtenäistä kirjaamisosaamista koko maahan runsaalle neljäsosalle sosiaalipalvelujen julkisten ja yksityisten organisaatioiden henkilöstöstä. Noin kolme neljäsosaa henkilöstöstä on vielä kirjaamisvalmennusta vailla.  

ISOn toiminta-alueella on muutamia kuntia, jotka eivät ole sosiaalihuollossa aloittaneet valmistautumista Kanta-palveluihin. Sosiaalihuollon palvelutehtäväluokitus on otettava käyttöön vuoteen 2021 mennessä ja asiakastietojen käyttöoikeudet määriteltävä THL:n määräyksen mukaisesti. Jokaisen palvelunjärjestäjän on yhdistettävä lukuisat sosiaalihuollon asiakasrekisterit yhdeksi asiakasrekisteriksi sekä ilmoitusrekisterit yhdeksi ilmoitusrekisteriksi. 

Monenlaista tehtävää on, vaikka kunta ei vielä ottaisi käyttöön itse arkistoa. Jo ensi vuonna tulee muuten toimintaan arkiston rekisterinkäyttöoikeuskin: julkisen sosiaalihuollon palvelunjärjestäjän lukuun toimiva yksityinen sosiaalihuollon palveluntuottaja voi tallentaa asiakkaan sosiaalipalvelujen asiakastiedot suoraan arkistoon, ja näin tiedot olisivat sujuvasti sosiaalityöntekijänkin käytettävissä.

Työ Kanta-palveluiden käyttöönottamiseksi ja kirjaamisen yhtenäistämiseksi on sosiaalihuollossa vasta alussa. Nyt ei ole tiedossa valtion hankeavustuksia sosiaalihuollon Kanta-arkistosiirtymiin eikä kirjaamisvalmennuksen jatkamiseen. Olemme ISOsta kysyneet Itä- ja Keski-Suomen kunnilta rahoitusta edes yhdelle yhteiselle sosiaalihuollon Kanta-koordinaattorille lähivuosiksi. Toki tiedämme alueen kuntatalouden kireyden. 

Terveydenhuollossa ollaan pitemmällä: päästiin arkistoasioissa liikkeelle ensin ja on valtiolta monenlaista tukea saatu koko maassa pitkään. Putouksen sketsihahmo Ymmi Hinaajaa mukaellen: ”Ei se yhteiskunta kuitenkaan pyöri hyvin vain sillä tavalla, että sosiaalihuolto tulkoon tässä jälkijunassa ja mieluiten alun tuuppauksen jälkeen loppumatkan pääasiassa kuntien omin voimin!”

Arkisto tai kirjaamisosaaminen ovat harvoin niin mediaseksikkäitä aiheita, että suuret joukot osoittaisivat näyttävästi mieltään niiden kehittämiseksi. Sosiaalihuollossa ne ovat kuitenkin vaikuttavia avaimia tietoon ja sujuvaan asiakastyöhön. Arjessa ei ole aikaa hukattavaksi, eikä näköpiirissä ole pilvin pimein päteviä työntekijöitä papereita kaivelemaan – ainakaan Itä-Suomessa.