Miten kirjoitamme asiakkaistamme?

Raili Könönen työskentelee sosiaalityöntekijänä Siun soten aikuissosiaalityössä.

Olen työskennellyt muutaman vuoden sosiaalityöntekijänä ja saanut uudessa työssä hämmästellä monia asioita. Suurimpia ihmetyksen aiheita olivat jo taipaleeni alussa vastaan tulleet asiakaskirjaukset, joissa asiakasta oli kutsuttu vain etunimellä jotenkin näin: ”Matti kävi kaupassa...”

Kun vähän asiaa mutustelin ja tutustelin, niin eduskunnan oikeusasiamies on jo ottanut asiaan kantaa, vaikkakin rajoittanut sen vain toimeentulotukipäätöksiin: Yksiselitteisesti asiakkaasta käytetään sekä etu- että sukunimeä, pelkkää sukunimeä tai termejä, kuten asiakas tai hakija.

Keskustelin asiasta kokeneen sosiaalityöntekijän kanssa. Hän totesi, että kyllä tuo kirjausohje kokonaisen nimen käyttämiseen on aina ollut olemassa, mutta se on aikojen saatossa unohtunut. Jos ja kun kirjaamiskäytäntöihin ja vanhoihin tottumuksiin halutaan muutosta, on tärkeää miettiä, mistä nykyinen kirjaamiskäytäntö kumpuaa.

Kirjaamisvalmennukset ovat meneillään kautta maan. Kirjaamisen kirjavat käytännöt tulivat valmennusten lisäksi esille myös harjoittelussa olevan opiskelijan kanssa. Opiskelijan mukaan oppilaitoksessa jopa opetusteksteissä käytetään useimmiten pelkkää etunimikirjausta.

Miksi? Miten tämän asian laita todella on? Miettikääpä, mikä muu viranomainen tai yritys kutsuu asiakkaitaan pelkällä etunimellä. Nimet kirjoitetaan oikein ja kokonaisina muun muassa Kelassa, Trafissa, maistraatissa, poliisissa ja myös vakuutusyhtiöissä.

Miltä kuulostaisi raastuvanoikeuden päätös, jossa lukisi: ”Pekka tuomittiin kolmen vuoden ja neljän kuukauden ehdottomaan vankeuteen törkeästä pahoinpitelystä”? Sen sijaan, että tuomio kuuluisi: Pekka Metsälä tuomittiin tai Metsälä tuomittiin. Tai miltä kuulostaisi TE-toimiston asiakirjassa, että Onervalla on kokemusta hoitajan työstä? Vai kuitenkin siten, että kokemus on Onerva Kukkasella tai asiakkaalla.

Minun korvaani pelkällä etunimellä kirjaaminen kuulostaa siltä, että asiakasta tarkastellaan ”yläviistosta”, hänet asetetaan jollain tavalla lapsen tai vähempiarvoisen asemaan. Ei työntekijäkään kirjaa asiakirjaan: Pirkko, sosiaalityöntekijä. Tosin valitettavan usein sosiaalityöntekijä kirjaa tekemisensä passiivimuotoon: tuettiin ja kehotettiin Pekkaa.

Jos etunimellä kirjaamisella tavoitellaan tuttavallisuutta, asiakkaan osallisuutta, parempaa ja rempseämpää yhteistyötä asiakkaan ja työntekijän välillä, pieleen menee. Ei se näillä eväillä synny. Seuraus voi olla ihan päinvastainen ja vähintään tyrmistynyt viimeistään silloin, jos asiakas/omainen pyytää ja saa sosiaalihuollon asiakirjat nähtäväkseen ja joutuu vaatimaan niiden korjausta nimitietojen osalta.

Voihan olla, ettei täsmäohjeita sosiaalityön kirjauksiin ole edes tehty tai tekeillä, koska ne on arvioitu tarpeettomiksi. Kyse kun pohjimmiltaan on viranomaisteksteistä, joiden muoto ja tyyli edellyttävät muun muassa asiallisuutta ja kohteliaisuutta. Yleisohje siis mihin tahansa työhön.