Sosiaalihuollon luokitukset asiakastietoja jäsentämässä

Päivi Malinen, ISOn sosiaalityön erityisasiantuntija

Teppo Taskinen, ISOn tiedonhallinnan erityisasiantuntija

Sosiaalihuollon asiakastietojen kirjaaminen uudistuu ja etenee kohti määrämuotoista kirjaamista. Määrämuotoisuus toteutuu, kun asiakastietojen kirjaamisessa käytetään kansallisesti määriteltyjä luokituksia ja asiakasasiakirjoja.

Sosiaalipalvelujen luokitus -perheeseen kuuluu kolme kokonaisuutta: palvelutehtävät, sosiaalipalvelut ja palveluprosessit. Asian- ja asiakkuudenhallinta sekä asiakastietojen käyttöoikeuksien perusteet kuuluvat myös palvelutuotannon määrittelyihin. Asiakastietomäärittelyihin kuuluu mm. sosiaalihuollon asiakastietomalli. Siinä asiakastietojen sisällöt, rakenteet ja niiden keskinäiset suhteet esitetään yhtenäisellä tavalla. Asiakirjarakenteet ovat pohjia, joiden avulla kuvataan yksittäisiin asiakasasiakirjoihin kirjattavia tietoja. Luokitukset julkaistaan Kansallisessa koodistopalvelussa ja THL vastaa niiden ylläpidosta ja päivittämisestä. Kesäkuun alussa koodistopalvelimelle on julkaistu uusia sosiaalihuollon luokituksia ja päivitetty kahta luokitusta.

Yksi päivitetyistä luokituksista koskee sosiaalihuollon asian vireilletulon tapaa. Sosiaalihuollon asiakkaan asiahan voi tulla vireille hakemuksella, ilmoituksella, yhteydenotolla tai muulla tavalla. Sosiaalihuollon tietopohjan vahvistamiseksi tarvitaan määrämuotoista tietoa siitä, kuinka asia on tullut vireille. Vireilletulon tapaa kuvataan Sosiaalihuolto - Sosiaalihuollon asian vireilletulon tapa -luokituksella. Vireilletulojen tarkastelu antaa tärkeää tietoa siitä, mistä ja miten asiakkaat sosiaalihuoltoon ohjautuvat.

Sosiaalihuollossa tehdään tavoitteellista työtä. Asian vireilletulon jälkeen sosiaalihuollon tukea ja palveluja tarvitsevalle henkilölle avataan asiakkuus. Sosiaalihuollon asiakas ja sosiaalihuollon ammattihenkilö asettavat yhdessä työskentelylle tavoitteet. Näitä tavoitteita kuvataan uudella luokituksella Sosiaalihuolto - Asiakkuuden tavoitteet. Kun työskentelylle asetetaan selkeät tavoitteet, on niiden saavuttamista mahdollista myös arvioida, ja näin tarkastella yhteisen työskentelyn vaikutuksia ja vaikuttavuutta.

Sosiaalipalvelujen tarkoituksena on edistää asiakkaan sosiaalista hyvinvointia ja toimintakykyä sekä ehkäistä, vähentää ja poistaa sosiaalisia ongelmia. Asiakkaan elämäntilanteen kokonaisuus vaikuttaa vahvasti siihen, millaisia sosiaalipalveluja asiakkaalle annetaan. Uutta luokitusta Sosiaalihuolto - Asiakkaan elämään vaikuttavat tilannetekijät käytetään, kun asiakas ja ammattihenkilö arvioivat yhdessä, mitkä tekijät helpottavat asiakkaan elämäntilannetta ja auttavat häntä tavoitteiden saavuttamisessa tai vastaavasti vaikeuttavat niitä.

Sosiaalityössä käytetään useita menetelmiä asiakastyön tavoitteiden saavuttamiseksi. Sosiaalihuolto - Sosiaalihuollon ammattihenkilön menetelmät on uusi luokitus, jonka avulla kuvataan esimerkiksi selviytymistä ja voimavaroja vahvistavaa toimintaa kuten asiakkaan osallisuuden tukemista, tai koulutukseen ja työllisyyteen liittyvää toimintaa kuten monialaisen suunnitelman tekemistä asiakkaalle, työkyvyn selvitystä tai ryhmämuotoisen sosiaalityön toteuttamista.

Kun asiakastiedon kirjaamisessa käytetään yhdenmukaisia luokituksia ja asiakirjarakenteita, tarvittavat tiedot löytyvät nykyistä paremmin. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto avaa sosiaalityön näkökulmasta arvokkaita mahdollisuuksia asiakastyössä syntyvän tiedon hyödyntämiseen niin yksilökohtaisessa asiakastyössä kuin laajemmin palvelujen vaikuttavuutta arvioitaessa.

Kirjoittajat työskentelevät ISOssa, Teppo Taskinen tiedonhallinnan erityisasiantuntijana ja Päivi Malinen sosiaalityön erityisasiantuntijana.

Kohti sosiaalihuollon digiloikkaa

Tarja Timonen, Siun soten O365 Pilvipalvelujen projektipäällikkö

Tuija Rautiainen, Siun soten digitaalisten palvelujen ICT-suunnittelija

Kirjaamisvalmennukset Siun soten organisaatiossa olivat valtava ponnistus uuden toimintamallin opettamiseen sekä kirjaamistaitojen lisäämiseen sosiaalihuollon henkilöstölle. Koko henkilöstö saatiin valmennettua maaliskuuhun 2019 mennessä.

Valmennusten yhteydessä alettiin pohtia, miten koko henkilöstön kirjaamistaitoja voitaisiin jatkossa ylläpitää eri yksiköissä. Esimerkiksi sosiaalihuollon asiakastietomallin jalkauttaminen toimintayksiköihin vaatisi edelleen kouluttamista. Samalla mietittiin, miten kirjaamisvalmentajien osaamista olisi mahdollista hyödyntää nykyistä enemmän – Siun sote on kuitenkin panostanut paljon kirjaamisvalmentajien valmentamiseen. Samaan aikaan Siun sotessa otettiin käyttöön yhä enemmän asiakkaille suunnattuja sähköisiä palveluja. Tämän rinnalle tarvittiin neuvontaa asiakkaille siitä, miten sähköisiä palveluja käytetään.

Alkoi vaikuttaa loogiselta, että näihin tarpeisiin vastattaisiin idealla ”kaksi kärpästä yhdellä iskulla”. Ratkaisumallina päätettiin kokeilla tukihenkilöitä, joilla olisi osaamista ja tietoa kirjaamisvalmennuksen lisäksi digitaalisista taidoista. Asiantuntijoista koottiin digimentoriverkosto, jonka tehtävänä on tukea niin asiakkaita kuin ammattilaisia sosiaalihuollon sähköisessä maailmassa.

Digimentoritoiminta käynnistettiin 2018–2019 kokeilumielessä osana Pohjois-Karjalan Digitukipilottia, jossa Siun sote oli mukana. Ajatus oli, että digimentorit veisivät työyksiköihinsä uusinta tietoa digikehittämisestä, innostaisivat kollegoita digiasioissa ja veisivät tietoa asiakkaille tarjolla olevista digivaihtoehdoista. Digimentori on ajan tasalla Siun soten digipalveluista, edelläkävijä ja etulinjan perehtyjä uusiin digipalveluihin, innostava tiedonvälittäjä eri kanavissa ja suunnannäyttäjä sekä muutosten eteenpäin viejä. Jatkossa digimentorin rooli on entistä enemmän osaamisen kehittämisen vahvistaja. Digimentoreita on tällä hetkellä organisaatiossa yhteensä noin 90, joista perhe- ja sosiaalipalvelujen alueella toimii 16.

Tällä hetkellä Siun sote on mukana Karelia-Ammattikorkeakoulun yhteishankkeessa, jonka yksi tehtävä on miettiä, mistä ja miten henkilöstö saisi tehokkaimman hyödyn itsensä kehittämiseen. Isossa organisaatiossa henkilöstön kouluttamisen haasteena on, että kaikkia ei saada koulutettua yhtä aikaa, samanarvoisesti, -aikaisesti tai -tasoisesti. Koska henkilöstöä on paljon ja koulutustaustat ja -tasot vaihtelevat, osaamisvajeiden tunnistaminen on haastavaa. On tärkeää tunnistaa myös minimivaatimus digitaalisille taidoille. Osaamisen kehittämisen yksikkö huolehtii organisaation koulutustarpeisiin vastaamisesta ja tämä yhteishanke on hyvä lisä täydentämään myös digimentoreiden osaamista. 

Sosiaalihuollon digiloikan pohjana on ammattilaisten osaamisen lisääminen. Sen myötä voimme tehdä digiloikan aina asiakastyön tasolle asti. Kirjaamisvalmennuksista saadut hyvät kokemukset inspiroivat kehittämään organisaation digitaitoja laajemminkin.

Kirjoittajat ovat Siun soten sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittäjiä: Tarja Timonen työskentelee O365 Pilvipalvelujen projektipäällikkönä ja Tuija Rautiainen digitaalisten palvelujen ICT-suunnittelijana.